pdf出力

知り合いの工務店さんからお尋ねがありました。

内容は発注元の行政機関から工事に必要な確認書類をメール添付で送って欲しいとの依頼が来た、紙書類としてあるのでスキャナで取り込んでPDFでデータ化して送りたい、
方法を教えて欲しいとのことでした。

お訪ねするとモノクロのみのスキャナー機能も持つ業務用コピー機を使用されていました。
作業手順としては、紙書類を解像度などを調整してスキャンし、取り込んだ画像ファイルをPDF化します、
また複数データファイルを一括して送りますので、圧縮して一つのデータファイルにまとめます、
そのためPCに画像ファイルをPDFに変換するソフト、ファイル圧縮ソフトをインストールし設定しました。

しかしその後お聞きしたところ、最近買ったまま余り使っていない家庭向けプリンタ複合機を新たに設定したとのこと、
するとスキャナー機能がカラー対応で、また取り込みソフトがあらかじめPDF出力を備えており、家庭向けでもあるので操作もしやすかったとのことでした、
PDF出力に付いて使用中の業務用機にこだわるべきではありませんでした。